BCPの見直しは、事業に影響を与える可能性があるリスクや環境の変化に対応し、事業を円滑に継続するために重要です。本記事では、BCPを見直すタイミングとポイントについてご紹介します。ぜひご参考にしてみてください。
BCP見直しを行うタイミング
BCPは、事前に非常時に備えて対策や代替手段を定めた計画です。主に自然災害などの非常事態に備え、損害を最小限に抑えつつ迅速な事業復旧を可能とするために策定されます。BCPは定期的に見直すことで、課題の洗い出しや改善が可能です。状況に合わせて適切な対応ができるか否かは、事業継続に大きく影響します。
以下では、BCPを効果的に見直すタイミングについて記載します。
防災訓練実施後
防災訓練はBCPが適切に機能しているかどうかを確認するための重要な手段です。
さらに、BCPで定めた対応を社員に浸透させる上でも重要な役割を果たします。
訓練を通じて、BCPの実際の運用状況や問題点が明らかになります。そこから、BCPの問題点や課題を特定して改善に向けて検討していきましょう。
事業に関わる国や業界の法律やガイドラインの変更後
法律やガイドラインの変更は、事業の運営に影響を与える可能性があります。BCPは、事業継続性を確保するための計画であると同時に、法的コンプライアンスを確保するための重要なツールです。そのため、BCPが法的要件に適合するように見直す必要があります。
自然災害発生後
実際の状況でBCPがどのように機能したかを検証し、改善点や課題を特定することが非常に重要です。特定した改善点に対しては、適切な対応を検討し実施することで、災害リスクの回避や再発防止につながります。被害を最小限に抑え、事業の復旧に向けて効果的な手段を講じるためには、適切なBCPの見直しが必要です。
新事業や新サービスの開始後
新しい事業やサービスを開始することで、業務プロセスや手順が変更される可能性があります。それに伴う新たなリスクを特定し、対策を準備する必要があります。事業継続性を保つためには、必要な対策を検討しましょう。BCPを見直し、信頼性や安定性を評価し直すことが重要です。
取引先の変化
取引先の変更により情報共有や連絡手段が変化することがあります。万が一の際にスムーズに機能するよう、事前に調整しておく必要があります。また、変更に伴う新たなリスクに備えることも必要です。信頼性や安定性を再評価し、BCPを見直しましょう。
新たな感染症などが発生した際
近年では新型コロナウイルスなど、未曾有の事態が発生しました。こうした新たなリスクが発生すると、事業運営に大きな影響を与える可能性があります。また、従業員の安全と健康を保護するために新たな対策を講じる必要があります。さらに、顧客や取引先との関係を維持するための対策も必要です。
BCP見直しのポイント
事前に策定したBCPを改めて見直すことで、見落としていた課題が見つかるかもしれません。
BCP見直しのポイントを以下に記載します。
定期的な防災訓練を実施する
防災訓練は、BCPの定着と見直しを目的として行うことが重要です。従業員がBCPの内容を理解し、適切に対応できるかを確認しましょう。必要に応じてBCPの内容を説明し、従業員の理解度を向上させることで、非常事態に効果的です。また、防災訓練を通じて、BCPに記載されている手順や手段が適切かどうかを確認します。手順が複雑で理解しにくい場合や、利用する手段が効率的でない場合は、見直しが必要です。さらに、従業員が防災訓練を体験した際に意見を収集することも、BCPの改善に役立ちます。従業員の実体験や意見を反映させることで、BCPの実効性を向上させることができます。
優先度をつける
見つかった問題点や課題は全て見直しが必要ですが、複数ある場合は優先順位をつけて重要なものから見直していくと良いでしょう。優先順位は、事業に与える影響の度合いを評価し、設定していきます。事業継続性に直接関わる対策ほど優先度が高くなります。発生確率が高く、様々な事象に共通する事項は優先して見直しましょう。また、対策を講じる必要がある期限も考慮していきます。即時対応が必要であったり、対策を実施するまでの時間的余裕が少ない場合には、優先度を高く設定します。
まとめ
一度策定したBCPでも、見直すことにより新たな課題が見えてくることがあります。予想外の問題が発生した場合でも、リスクを最小限に抑え、事業を継続するためには、常に対策を最新の状況に合わせて更新することが重要です。特に、状況や環境が変わった時、新しい技術や法律が導入された時、組織の規模や業務が変わった時などがBCPを見直すべきタイミングです。BCPの見直しでは、定期的な防災訓練を実施し、優先順位をつけて課題を解決することが重要です。また、変化に対応するために柔軟性を持ったBCPを策定することも大切です。
